Unternehmen: FH OÖ Management GmbH
Berufsbezeichnung: Generalsekretär Alumni Club FH OÖ
Position: Koordinator
Beschäftigungsdauer: 11/2018 bis heute (Vollzeit)
Aufgaben-/Tätigkeitsbeschreibung
Bereich Administration:
- Mitgliederadministration und Datenaktualisierung (CRM+/cobra);
- Unterstützung des Vereinskassiers bei der Rechnungsdokumentation, Rechnungslegung und Einhebung des jährlichen Mitgliedsbeitrags;
- Optimierung der internen Prozesse und Budgetverwendung;
Bereich Dokumentation:
- Regelmäßige Berichtslegung (einmal im Quartal) an den Vorstand;
- Erstellung von Beschlussspiegeln von Sitzungen und Versammlungen;
- Verfassen von FAQs und Regelwerken (für den Verein, für den Datenschutz, für Kooperationen);
- Mitwirkung bei der Überarbeitung der Vereinsstatuten;
- Erstellung von Anleitungen für FH OÖ-intern (VESE, CRM+, Jobportal) und von Dritten genutzte Software (digitale Mitgliedskarte);
- Erstellung von statistischen Auswertungen (z.B. Vereinsentwicklung);
Bereich Eventorganisation:
- Planung und Organisation von diversen Veranstaltungsformaten (Ausflüge, Betriebsbesichtigungen, Vorträge, Workshops);
- Arbeit mit diversen Eventmanagement-Tools (reglist24, eveeno)
Bereich Kommunikation:
- Ansprechpartner für Agenturen und Dienstleister*innen;
- Betreuung der Social Media-Auftritte des Alumni Clubs FH OÖ (Facebook, XING, LinkedIn);
- Gestaltung von Grafiken, Informationsunterlagen und Werbematerial (Plakate, Broschüren etc.) in Photoshop und InDesign;
- Gestaltung von Präsentationen und Workshops für verschiedene Zielgruppen (Vereinsmitglieder, Vereinsvorstand, Professor*innen, Verwaltungsangestellte, Hochschülerschaft);
- Laufende Befüllung der digitalen Mitgliedskarte (bluesource)
- Repräsentation des Alumni Clubs FH OÖ (z.B. bei Wettbewerben wie der Boatmania und Preisverleihungen wie den Chimney Awards);
- Verfassen von Ankündigungs-, News- und Angebotsbeiträgen für die Website (Typo3), Social Media-Postings und Newslettern (Mailworx);
- Verfassen von Beiträgen für Publikationen der FH OÖ (z.B. zum Thema „Vielfalt und Social Entrepreneurship“ und „Arbeitswelten 2030“)
Bereich Kooperation und Akquise:
- Abschluss von Förder- und Vorteilsvereinbarungen mit Kooperationspartner*innen aus Wissenschaft und Wirtschaft zur Steigerung der Vereinsattraktivität und Finanzkraft
- Förderung der abteilungsübergreifenden Vernetzungsaktivitäten in der FH OÖ (Eventmanagement, Marketing, HR, Internationalisierung, Center of Lifelong Learning, Qualitätsmanagement, Career Center)
- Gestaltung von Workshops/Bildung von Arbeitskreisen zur Schaffung von Synergien mit größtmöglichem wechselseitigem Nutzen;
- Zusammenarbeit mit Multiplikator*innen zur Mitgliederakquise.
Bereich Optimierung und Innovation:
- Konzeption von vereins- und FH OÖ-internen Umfragen (Mentimeter);
- Lieferung inhaltlichen Inputs für Umfragen der FH OÖ;
- Mitarbeit bei abteilungsübergreifenden Projekten wie Karriereportal (JobTeaser), Landingpage-Gestaltung (Typo3), Web-Shop-Konzeption;
- Planung und Umsetzung vereinsspezifischer Projekte (Website-Relaunch, Mitgliederbereichsaufwertung, Datenbank-Adaptierungen).