Öffentlichkeitsarbeit und Events: FH OÖ Management GmbH in Linz

Unternehmen: FH OÖ Management GmbH

Berufsbezeichnung: Generalsekretär Alumni Club FH OÖ

Position: Koordinator

Beschäftigungsdauer: 11/2018 bis heute (Vollzeit)

Aufgaben-/Tätigkeitsbeschreibung

Bereich Administration:

• Mitgliederadministration und Datenaktualisierung (CRM+/cobra);
• Unterstützung des Vereinskassiers bei der Rechnungsdokumentation, Rechnungslegung und Einhebung des jährlichen Mitgliedsbeitrags;
• Optimierung der internen Prozesse und Budgetverwendung;

Bereich Dokumentation:

• Regelmäßige Berichtslegung (einmal im Quartal) an den Vorstand;
• Erstellung von Beschlussspiegeln von Sitzungen und Versammlungen;
• Verfassen von FAQs und Regelwerken (für den Verein, für den Datenschutz, für Kooperationen);
• Mitwirkung bei der Überarbeitung der Vereinsstatuten;
• Erstellung von Anleitungen für FH OÖ-intern (VESE, CRM+, Jobportal) und von Dritten genutzte Software (digitale Mitgliedskarte);
• Erstellung von statistischen Auswertungen (z.B. Vereinsentwicklung);

Bereich Eventorganisation:

• Planung und Organisation von diversen Veranstaltungsformaten (Ausflüge, Betriebsbesichtigungen, Vorträge, Workshops);
• Arbeit mit diversen Eventmanagement-Tools (reglist24, eveeno)

Bereich Kommunikation:

• Ansprechpartner für Agenturen und Dienstleister*innen;
• Betreuung der Social Media-Auftritte des Alumni Clubs FH OÖ (Facebook, XING, LinkedIn);
• Gestaltung von Grafiken, Informationsunterlagen und Werbematerial (Plakate, Broschüren etc.) in Photoshop und InDesign;
• Gestaltung von Präsentationen und Workshops für verschiedene Zielgruppen (Vereinsmitglieder, Vereinsvorstand, Professor*innen, Verwaltungsangestellte, Hochschülerschaft);
• Laufende Befüllung der digitalen Mitgliedskarte (bluesource)
• Repräsentation des Alumni Clubs FH OÖ (z.B. bei Wettbewerben wie der Boatmania und Preisverleihungen wie den Chimney Awards);
• Verfassen von Ankündigungs-, News- und Angebotsbeiträgen für die Website (Typo3), Social Media-Postings und Newslettern (Mailworx);
• Verfassen von Beiträgen für Publikationen der FH OÖ (z.B. zum Thema „Vielfalt und Social Entrepreneurship“ und „Arbeitswelten 2030“)

Bereich Kooperation und Akquise:

• Abschluss von Förder- und Vorteilsvereinbarungen mit Kooperationspartner*innen aus Wissenschaft und Wirtschaft zur Steigerung der Vereinsattraktivität und Finanzkraft
• Förderung der abteilungsübergreifenden Vernetzungsaktivitäten in der FH OÖ (Eventmanagement, Marketing, HR, Internationalisierung, Center of Lifelong Learning, Qualitätsmanagement, Career Center)
• Gestaltung von Workshops/Bildung von Arbeitskreisen zur Schaffung von Synergien mit größtmöglichem wechselseitigem Nutzen;
• Zusammenarbeit mit Multiplikator*innen zur Mitgliederakquise.

Bereich Optimierung und Innovation:

• Konzeption von vereins- und FH OÖ-internen Umfragen (Mentimeter);
• Lieferung inhaltlichen Inputs für Umfragen der FH OÖ;
• Mitarbeit bei abteilungsübergreifenden Projekten wie Karriereportal (JobTeaser), Landingpage-Gestaltung (Typo3), Web-Shop-Konzeption;
• Planung und Umsetzung vereinsspezifischer Projekte (Website-Relaunch, Mitgliederbereichsaufwertung, Datenbank-Adaptierungen).